۳ ویژگی جیمیل که جلوی اشتباهات شرم‌آور ایمیل را می‌گیرد

جیمیل چند ابزار کاربردی دارد که کنترل بیشتری روی زمان ارسال ایمیل‌ها و اتفاقاتی که بعد از فشردن دکمه ارسال رخ می‌دهد، در اختیار شما قرار می‌دهند. در ادامه، سه ویژگی جیمیل که از کاربردی‌ترین قابلیت‌های این سرویس است را بررسی می‌کنیم.

مختصر و مفید

• پیام‌ها را زمان‌بندی کنید، ارسال‌های تصادفی را متوقف کنید و برای ایمیل‌های حساس محدودیت تعیین کنید. 
• ابزارهای داخلی جیمیل می‌توانند کمک کنند کنترل بیشتری روی ایمیل‌های ارسالی خود داشته باشید.

زمان‌بندی ارسال

نمی‌دانم برای شما هم پیش آمده یا نه، اما گاهی می‌خواهیم همان لحظه یک ایمیل بنویسیم و در عین حال نمی‌خواهیم پیام در زمان نامناسب در صندوق ورودی طرف مقابل قرار بگیرد. گاهی تا دیروقت کار می‌کنیم، گاهی می‌خواهیم پیام تبریک تولد را همان زمانی که یادمان هست آماده کنیم یا شاید هم نمی‌خواهیم هنگام تعطیلات مزاحم همکار شویم. قابلیت ارسال زمان‌بندی‌شده (Schedule send) جیمیل انجام این کار را ساده می‌کند.

کافی است ایمیل را مثل همیشه بنویسید، سپس روی فلش کوچک کنار دکمه ارسال کلیک کنید و گزینه ارسال زمان‌بندی‌شده را انتخاب کنید. جیمیل چند زمان پیشنهادی به شما نشان می‌دهد، اما می‌توانید تاریخ و ساعت دلخواه خود را هم انتخاب کنید. پیام‌های زمان‌بندی‌شده را نیز می‌توانید در پوشه Scheduled در زیر صندوق ورودی پیدا کنید. در این بخش، قبل از ارسال می‌توانید پیام‌ها را لغو یا ویرایش کنید. جیمیل امکان قرار دادن حداکثر ۱۰۰ ایمیل زمان‌بندی‌شده در صف را به شما می‌دهد.

لغو ارسال

یکی دیگر از قابلیت‌های کاربردی که بیشتر افراد نادیده می‌گیرند، گزینه لغو ارسال (Undo Send) است. برخلاف چیزی که نام این قابلیت ممکن است نشان دهد، لغو ارسال در واقع ایمیلی را که به صندوق ورودی فرد دیگری رسیده، پس نمی‌گیرد. در عوض، به شما فرصت کوتاهی می‌دهد تا قبل از ارسال واقعی ایمیل، اشتباهات احتمالی را اصلاح کنید.

بعد از ارسال ایمیل، یک کادر سیاه کوچک در پایین پنجره ظاهر می‌شود که گزینه لغو ارسال را در اختیار شما قرار می‌دهد. جیمیل به‌صورت پیش‌فرض قبل از ارسال واقعی ایمیل، مدت کوتاهی صبر می‌کند. می‌توانید این تأخیر را از بخش تنظیمات به ۵، ۱۰، ۲۰ یا ۳۰ ثانیه تغییر دهید. در این فاصله، با انتخاب گزینه لغو ارسال، پیام بدون اینکه واقعاً ارسال شده باشد به بخش پیش‌نویس‌ها برمی‌گردد. اما بعد از تمام شدن این زمان، ایمیل برای همیشه ارسال خواهد شد.

حالت محرمانه

قابلیت حالت محرمانه (Confidential mode) نیز وجود دارد، اما هدف آن متفاوت است. این قابلیت به شما اجازه می‌دهد برای ایمیل تاریخ انقضا تعیین کنید، دسترسی به آن را لغو کنید، دریافت‌کننده را ملزم به وارد کردن کد عبور کنید و گزینه‌های داخلی برای فوروارد کردن، کپی کردن، چاپ یا دانلود پیام را مسدود کنید.

برای فعال کردن این قابلیت، روی نماد قفل در پایین پنجره نوشتن پیام در جیمیل کلیک کنید. در این بخش می‌توانید تاریخ انقضا را تعیین کنید و در صورت نیاز، استفاده از کد عبور را فعال کنید. ایمیل‌هایی که حالت محرمانه برای آن‌ها فعال شده است، به‌صورت خودکار گزینه‌های فوروارد کردن، کپی کردن، چاپ و دانلود را محدود می‌کنند. با این حال، نباید حالت محرمانه را با امنیت کامل اشتباه بگیرید؛ همیشه راه‌هایی برای دور زدن این نوع محافظت‌ها وجود دارد. برای مثال، فرد دریافت‌کننده می‌تواند از محتوای ایمیل شما اسکرین‌شات بگیرد یا از آن عکس بگیرد.

جمع‌بندی

جیمیل با قابلیت‌هایی مثل زمان‌بندی ارسال، لغو ارسال و حالت محرمانه، کنترل بیشتری روی ایمیل‌ها در اختیار شما می‌گذارد. شناخت و استفاده درست از این ابزارها می‌تواند جلوی بسیاری از اشتباهات ناخواسته هنگام ارسال ایمیل را بگیرد.